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Agenda do Google: Como usar de maneira mais produtiva

By março 26, 2020 outubro 28th, 2020 No Comments
Agenda do Google: Como usar de maneira mais produtiva

No meu post anterior, falei das ferramentas básicas para montar seu quartel general de trabalho remoto. Uma delas é a agenda do Google, ela organiza seus compromissos marcados com muita facilidade. Mas para isso funcionar com produtividade é preciso se atentar para as dicas que compartilho nesse post. Por isso, continue lendo e aprenda como:

  1. Acessar sua agenda em diferentes dispositivos;
  2. Marcar uma reunião e convidar pessoas;
  3. Trabalhar com mais de um calendário;
  4. “Travar Agenda”;
  5. Fazer a gestão do compromisso;

Vou explicar como fazer cada um dos itens acima.

#1 Acessar sua agenda em diferentes dispositivos

Provavelmente você já tem um email @gmail.com. Isso quer dizer que você já possui uma conta no Google. Para acessar sua agenda pelo seu computador, basta acessar: calendar.google.com e sua agenda já irá abrir.

Para acessar no seu IOS ou Android, baixe o app e faça o login na sua conta do Google.

2# Marcar uma reunião e convidar pessoas

Neste passo, vou detalhar o básico para você começar a fazer um bom do Google Calendar. É uma ferramenta bastante intuitiva, aqui vou detalhar os pontos de atenção na hora de agendar, pois esta ação vai envolver mais pessoas:  os seus convidados. Vamos lá:

  • Agendar uma reunião: Para agendar uma reunião, clique na data e horário desejado no seu calendário
    • Título: Use um título autoexplicativo e curto que diga objetivo da reunião e os participantes em geral. Exemplos:
      • Apresentação de Estudo com João (Proprietário);
      • Apresentação de Proposta para Coca-cola;
      • Call com Diretoria;

    • Data e horário: Fique atento para marcar corretamente a data e o horário de um compromisso, lembrando que na maioria das contas o Google usa o formato americano para as horas antes meio-dia (am) e pós meio-dia (pm). Note que você deve informar o início e o fim do compromisso.
    • Adicionar local ou videoconferência: Se é uma reunião presencial, informe o endereço no seu Google Calendar. Será bastante útil se você precisar se deslocar. Por padrão você irá receber no seu celular uma notificação 15 minutos de antecedência e se você tiver o Google Maps instalado, basta clicar na notificação para traçar uma rota até seu compromisso. Mas, se seu compromisso for dentro da empresa, informe neste mesmo campo qual sala de reunião será utilizada. Para videoconferência, basta clicar na opção e um link de uma sala virtual será gerado automaticamente, bastando clicar nele para entrar na reunião online via Google Hangouts.
    • Adicionar uma descrição: Use a descrição para colocar a pauta da reunião, links úteis e também o link da sala virtual, caso opte por usar outro  aplicativo de videoconferência, como o Whereby por exemplo.
    • Adicionar convidados: Para adicionar um convidado, basta informar o e-mail da pessoa no campo “Adicionar convidados”. Quando você clicar no botão “Salvar”, eles receberão via e-mail um convite com data, horário, local, a descrição do evento e também poderão ver quem são os demais participantes. Fique muito atento para preencher corretamente e evitar falhas na comunicação.

#3 Trabalhar com mais de uma agenda

Trabalhar com mais de um calendário ajuda você a trabalhar com Áreas de Foco. Compromissos pessoas e profissionais podem ficar no mesmo calendário, mas numa agenda diferente (oi?). Sim no Google Calendar,  você pode ter seus compromissos organizados num mesmo lugar, mas eles podem pertencer a uma agenda diferente. É como ter um caderno para anotar coisas do trabalho e outro para  anotar receitas de bolo, por exemplo. Cada uma recebe uma cor e você rapidamente identifica o que está agendado num determinado período:

 

#4 Travar agenda

Você pode estabelecer na sua agenda um intervalo em que não estará disponível para reuniões. Exemplo: Pedro tem férias programadas para o período de 10 a 20 de abril, então ele “trava a agenda” para não cair na cilada de marcar algo com alguém neste intervalo de datas. Também é possível usar este recurso para reservar um tempo para voce se reorganizar. Na minha agenda, todas as sextas-feiras pela manhã tenho 2h de “trava” quando paro tudo o que estou fazendo e vou revisar a semana antes de começar o dia. Assim consigo estabelecer o que fiquei devendo na semana e negociar novas datas com as partes interessadas para fluir bem na semana seguinte. Para fazer isso, siga os passos:

  • Acesse seu Google Calendar;
  • Clique numa data na agenda;
  • Ao abrir a tela para marcar reunião, selecione a opção AUSENTE;
  • Dê um título relacionado a sua ausência.
  • Você pode deixar selecionado a opção de recusar reuniões novas automaticamente que solicitarem a você nesta data;
  • No campo “Mensagem” diga cordialmente porque o convite de reunião foi recusada.

#5 Fazer a gestão de um compromisso

Quando você agenda uma reunião com alguém é muito importante acompanhar seus compromissos diariamente para, principalmente, honrar com todos e se imprevistos acontecerem saber com quem você deve entrar em contato para explicar sua ausência.

Também é necessário acompanhar aqueles compromissos em que seu convidado ainda não “deu o aceite” na reunião. Faça a cobrança, reforce o convite e exija que o cliente/parceiro/colega de trabalho diga se vai ou não participar, pois, no nosso cérebro, ficamos extremamente incomodados de assinar algo e não comparecer. Assim voce evita muito o “no-show”,  que é quando faltam a reunião, principalmente em se tratando de potenciais clientes.

No Google Calendar, você confere todos que recusaram ou aceitaram uma reunião e também aqueles pendentes de confirmação. Para isso, basta clicar no compromisso na sua agenda e conferir o status de cada convidado:

 

Espero ter ajudado!

 

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