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Ferramentas básicas para o trabalho remoto (e qual escolher)

By março 23, 2020 outubro 28th, 2020 One Comment
Ferramentas básicas para o trabalho remoto (e qual escolher)

Sempre fui apaixonada por trabalho remoto. E agora na #coronacrise, quando estamos todos “forçados” a este modelo de trabalho, vamos aprender a desempenhar um resultado similar ou até mesmo superior a um trabalho presencial.

Lembre-se de todo o tempo que está economizando em deslocamento. O bolso agradece e o meio ambiente também. Este Guia é bem prático. Vamos lá!

#1 Defina sua Ferramenta de Videoconferência

Há muitas ferramentas de videoconferência no mercado. Escolha aquela que atenderá suas necessidades e o seu momento de trabalho remoto.

Todas elas têm a principal funcionalidade que você vai precisar: o compartilhamento de tela. Vou listar algumas aqui e suas principais diferenças:

  • Hangouts: Gratuita e não pede instalação de aplicativo;
    • As videochamadas podem ter até 10 pessoas;
    • Uma sala de reunião virtual é gerada automaticamente quando você marca um compromisso no Google Agenda.
  • Zoom: Considero como uma das ferramentas mais completas do mercado;
    • Ela grava a reunião em áudio, vídeo e faz o download do texto do bate papo;
    • Tem qualidade de transmissão superior às demais que avaliei;
    • A versão gratuita permite até 100 participantes simultâneos;
    • Também é possível utilizar no modo palestra online, os famosos webinars. Nela o “dono” da transmissão pode dar a palavra a alguém da plateia.
  • Whereby: Ótima ferramenta para até 4 pessoas online ao mesmo tempo;
    • Ela não exige que o seu convidado faça login ou baixe um aplicativo;
    • Basta enviar o link para seu convidado por e-mail ou por whatsapp e pronto!

Uma vez definida sua ferramenta, antes de enviar para seu cliente, parceiro ou colega de trabalho, prepare-se. Estas perguntas resumidas pelo pessoal do Remotos para o bem podem te ajudar:

  • Qual assunto será tratado?
  • Existe alguma informação que pode ser enviada com antecedência?
  • Os participantes precisam realizar alguma tarefa antes da videoconferência?
  • Você se lembrou de marcar o dia e o horário em algum calendário compartilhado?
  • O convite foi enviado para todos?
  • O link da videoconferência está indicado no convite?”

Faça sempre uma anotação do que foi conversado no Google Docs e compartilhe com os participantes.

#2 Use o Google Drive para guardar e compartilhar arquivos

Se você usa planilhas, documentos no word, PDF ou fotos, gerenciar tudo isso em lugares diferentes e, pior ainda, no seu WhatsApp, vai te consumir muito tempo.

Ao passar dos dias você vai perceber como o tempo voa quando se está trabalhando remoto. Então, vamos organizar sua área de trabalho de forma adequada.

  • Crie uma pasta para cada cliente, negocio ou projeto que esteja tratando;
  • Crie subpastas como:
    • Cliente Maria > Fotos da casa;
    • Cliente Maria > Documentos pessoais;
    • Cliente Maria > Contratos;
    • Cliente Maria > Propostas;
    • Cliente Maria > Documentos administrativos.


Assim, sempre que for tratar algum assunto com a cliente Maria, você saberá exatamente onde encontrar o quê.

Além disso, você pode compartilhar com a Maria pastas especificas, como  Fotos da casa e Documentos Pessoais e escolher não compartilhar a pasta Propostas, por exemplo.

#3 Crie o hábito de usar a sua agenda virtual

Lembra o que eu disse que suas horas vão voar? É fundamental que todas as suas reuniões virtuais estejam na sua agenda.

Uma reunião virtual tende a durar mais tempo do que o planejado, então é bom ficar atento a seus próximos compromisso, para uma reunião não consumir o tempo da reunião seguinte.

  • Para marcar seus compromissos, acesse o calendar.google.com e baixe o app Google Agenda no seu celular;
  • Configure para receber lembretes das suas reuniões pelo menos 15 minutos antes de começar;
  • Use a descrição do compromisso para colocar links importantes, como o da videoconferência e de documentos que seu interlocutor precisa conhecer antes da reunião.


#4 Defina uma ferramenta de gestão de tarefas

Em pouco tempo trabalhando remoto, você vai perceber que consegue fazer muito mais coisas do que antes. Sua lista de tarefas diárias irá aumentar e algumas coisas ficarão para o dia seguinte.

É importante não se perder nos próximos passos da sua atividade. Por isso, procure usar um sistema de gerenciamento de tarefas que te ajude a capturar (receber demanda), esclarecer (entender a demanda), organizar (reunir tudo o que precisa para realizar uma próxima ação), revisar (o que você já fez e o que não precisa mais fazer) e finalmente, executar.

Em suma, é uma lista de afazeres, o famoso “to-do”, separado por etapas que deixam seus dias mais produtivos. Ferramentas que podem te ajudar nisso:

  • Asana (prefiro) : Você organiza facilmente tarefas, sub-tarefas (e sub-tarefa da sub-tarefa, ufa!), com datas e responsáveis para cada item, organizado por projetos. Tem visão de lista, kanban ou calendário:

  • Trello: Bem parecido com Asana, você cria tarefas com responsáveis e sub-tarefas. Pode indicar datas também. Tem visão apenas de kanban:

5# Estude sobre hábito, produtividade e assertividade remota

Deixo aqui uma lista de literaturas que você pode estudar para ser um profissional adepto a cultura do trabalho remoto e ser mais feliz e produtivo trabalhando de onde você quiser e perto das pessoas que você ama e escolheu conviver.

Se você precisar de ajuda para implementar as ferramentas de trabalho remoto, clica aqui e fale comigo e eu irei te ajudar a montar o seu QG. Ou você arrebenta na crise, ou a crise arrebenta você!

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